O sistema não vira a data automaticamente, portanto é necessário que o auditor noturno entre no módulo PMS menu “Recepção” submenu “Auditor Noturno”. Conforme imagem abaixo:

 

Clicando em “Executar” o sistema apresentará a tela das pendências que o auditor noturno deverá resolver antes de alterar a data do sistema, lembrando que para prosseguir com a alteração da data o auditor tem a obrigação de resolver estas pendências, caso contrário o sistema não avançara. Conforme imagem:

Existem 5 tipos de pendências diferentes que impedem a virada do auditor noturno:

  • Check-ins
  • Check-outs
  • Venceu garantia no-show
  • Venceu confirmação de reserva
  • Faturar no show

 

Segue abaixo como resolver cada tipo de pendência para efetuar a auditoria noturna.

 

1.Check-ins

Para rapidamente consultar os check-ins pendentes pode entrar no Menu Recepção -> Chegadas Previstas. O sistema nessa tela irá mostrar todos os check-ins que estão pendentes de realizar no dia de hoje.

Para cada reserva que o check-in seria hoje tem três ações diferentes que pode fazer sobre cada uma: Dar o Check-In porque realmente o hospede compareceu no hotel; Cancelar a reserva pois temos a certeza que o hóspede não virá mais (se pretender cobrar algo do hóspede, terá de cobrar e lançar na conta corrente antes de cancelar a reserva); Dar No-Show pois não tenho a certeza se ele irá comparecer no hotel amanhã e pretendo garantir o quarto.

Caso eu clique em No-Show na reserva o sistema irá perguntar o Numero de Dias de garantia! Normalmente é colocado 1, ou seja, garantir uma noite para amanhã se decidir o que fazer com esta reserva.

2.Check-Outs

Nesta pendência irá aparecer todas as reservas com check-out previsto para hoje e pode consultar as mesmas em Menu Recepção -> Saidas Previstas. Terá de dar o check-out nas reservas ou então alterar a data de check-out das mesmas para uma data futura caso tenha disponibilidade.

3. Venceu garantia no-show

Para perceber com clareza este ponto 3. leia por favor o ponto 1.Check-Ins 🙂

Já leu? Vamos lá… Quando você dá no show a uma reserva, você tem de informar o numero de dias que garante aquele quarto para o hospede, ou seja, o número de noites que você fica aguardando ele e garantindo aquele quarto para o seu cliente.

Se o Erbon fala para você que uma reserva venceu a garantia no-show, significa que para essa reserva ou eu Cancelo ela pois não pretendo mais garantir o quarto, ou clico novamente em No-Show e aumento o número de dias de garantia… Para isso acesso a reserva, clico em No-Show novamente e no número de dias de garantia aumento o número que estiver! Caso tenha 1, apago e digito 2. Caso tenha 2, apago e digito 3 e assim sucessivamente.

Para você consultar as reservas que venceram garantia, acesse Menu Recepção ->  Venceu garantia! E já sabe.. ou cancela a reserva ou aumenta o número de dias de garantia clicando novamente em No-Show na reserva.

4. Venceu confirmação reserva

Você pode consultar as reservas que venceram confirmação em PMS -> Menu Reservas -> Confirmar Reserva.

Tem duas soluções para resolver cada reserva: Ou coloca cada uma em “Confirmada” ou então altera a data de confirmação de reserva para uma data futura.

Exemplo:

5. Faturar no show

Quando o Erbon falar para você que existem reservas para Faturar no Show, significa que você tem reserva no estado “No Show” que a data de check out seria hoje e elas possuem lançamentos na conta corrente para fechar a conta.

Então aqui tem três opções: Ou você entra na conta corrente de cada reserva e fecha a conta informando o pagamento dos lançamentos; Ou você estorna todos os lançamentos pois não irá cobrar do hospede em no show; Ou você transfere tudo para uma conta avulsa para depois decidirem o que fazer com os lançamentos.

Para consultar as reservas que precisam de faturar, no PMS -> Menu Recepção -> Faturar No Show

 

Depois de resolver os 5 itens, volte na Auditoria e clique em Executar novamente e Executar.

 

Auditoria Noturna Efetuada Com Sucesso 🙂 . Conforme Imagem:

Lembrando sempre que a auditoria noturna deverá ser feita todos os dias, para sempre o sistema estar na data atual evitando assim quaisquer transtornos 😉

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