O principal desafio de todo o hotel é o verdadeiro controle absoluto do contas a receber do hotel.

Mas afinal, quais são as principais preocupações financeiras do contas a receber do hotel?

  1. Verificar se o valor que estava previsto o hóspede pagar, foi realmente o que foi cobrado (controle de estornos, devoluções e alterações de reservas).
  2. Verificar se as formas de pagamento foram corretamente lançadas (erros de lançamento nas bandeiras de cartão ou formas de pagamento).
  3. Verificar a cobrança de no-shows se foi efetuada corretamente.
  4. Verificar se os faturados para empresas e agências estão corretos.
  5. Ter uma visão geral da produção do hotel por departamento (Hospedagem, restaurante, etc)
  6. Ter uma visão geral dos pagamentos recebidos por forma de pagamento
  7. Ter uma visão geral dos pagamentos por departamento, ou seja, R$ 100 em Dinheiro para Hospedagem, R$ 200 em Cartão no Restaurante, etc.
  8. Verificar se algum valor ficou por cobrar pendente em reservas ou em outras contas correntes.

Resumidamente estas são as principais preocupações financeiras de um contas a receber do hotel. E sabe o que torna esta operação demorada a nível de controle e susceptível a erros? Quase todos os sistema de gestão de hotéis, obrigam o hoteleiro a imprimir mais do que 4 ou 5 relatórios diferentes para ele fazer o cruzamento de informação! Por exemplo, relatório de caixa, relatório de vendas, relatório de estornos, relatório de devoluções etc etc.

Como o Erbon Suite pode me ajudar com este controle de uma forma simples, fácil e automatizada?

No Erbon Financeiro é possível imprimir um Excel que combina em uma única planilha todos os pagamentos recebidos em um determinado período com os departamentos utilizados para fechar a conta com esses pagamentos. Para além disso o Excel possuí informações importantes nas várias colunas que permite ao hoteleiro fazer uso de tabelas dinâmicas no Excel de uma forma livre e criativa para formatar o controle que pretender.

O excel tem regras de funcionamento um pouco complexas mas com a rotina de trabalho você irá entender perfeitamente o seu funcionamento e irá perceber que com uma única planilha você terá o controle absoluto recorrendo a análise deste excel e caso tenha conhecimento de tabelas dinâmicas.

 

Vamos lá explicar um caso prático de uma reserva e como a informação irá ser processada no excel quando imprimir.

Imagine que tenho uma reserva, que o hóspede efetuou um pagamento antecipado (adiantamento) no valor de 100% das Diárias, que é R$ 120,00. Logo de seguida fez check-in e o recepcionista fechou a conta das diárias utilizando esse adiantamento.

Ou seja, a reserva ficou da seguinte forma:

Para imprmir o excel, acesse o Erbon Financeiro -> Contas a Receber -> Pesquisar tudo e clicar em Excel.

Nessa tela do Financeiro você irá procurar todos os pagamentos recebidos em um período de emissão. Neste caso vou procurar pelo adiantamento da reserva acima que foi lançado dia 06/11.

Você irá observar que para além de o Erbon Financeiro imprimir no Excel o adiantamento ele vai relacionar com o departamento que foi utilizado para fechar a conta, no caso a hospedagem. E ainda irá detalhar outras informações bastantes importantes que irei explicar logo abaixo.

Olhe como irá imprimir o excel para este caso especifico:

Que conclusões podemos analisar neste excel para esta reserva?

Na primeira linha chegamos a conclusão que houve um adiantamento de R$ 120 para esta reserva. Ou seja, um pagamento que entrou no hotel e que está em crédito para o hóspede e tenho de ter muita atenção pois ainda vou prestar o serviço.

Na segunda linha tenho a informação que fechei a conta de hospedagem com R$ 120 (Valor Pagamento) com a Forma de Pagamento Adiantamento, em que o Valor Total do Departamento é R$ 120,00 ou seja, já fechei o valor total do departamento e que curiosamente o valor total da reserva também é R$ 120.

Ou seja, concluo que:

  1. O valor total da reserva é R$ 120 que o hóspede terá de pagar. (Coluna Valor Total Reserva)
  2. O valor total de Hospedagem é R$ 120. (Coluna valor Total Departamento)
  3. O hóspede fez o pagamento total da reserva e está quitada totalmente (Soma do valor Pagamento)
  4. A moeda foi em Real
  5. A forma de pagamento foi em Dinheiro e o valor total foi em adiantamento
  6. Tudo aconteceu no mesmo dia 06/11.

 

Este é o caso mais simples, em que o pagamento foi em uma única forma de pagamento e a reserva somente tinha um departamento.

A análise fica mais extensa, quando a reserva tem vários consumos de vários departamentos e tem também várias formas de pagamento. Inclusive essas formas de pagamento podem ter várias moedas diferentes.

Uma dica bastante legal é no Excel você conseguir filtrar as colunas. Para isso basta selecionar as colunas e clicar no Excel em Filtar!

Primeiro selecione todas as colunas e logo de seguida clique em Filtrar:

 

Criando tabelas dinâmicas no Excel você pode fazer relações do tipo:

  • Soma total da coluna Departamento por Forma de Pagamento e Valor Pagamento, para saber por departamento quanto recebeu por forma de pagamento.
  • Soma total do Valor Pagamento por Forma de Pagamento para saber o seu Caixa.
  • Etc etc etc

 

Ah, importante!

Sempre que tiver na Forma de Pagamento escrito “Adiantamento” significa que esse valor já entrou no caixa anteriormente e é apenas indicação de para fechar a conta desse departamento foi utilizado um adiantamento.

Sempre que tiver no Departamento escrito “Adiantamento” significa que realmente foi lançado um adiantamento nesse dia para ser utilizado posteriormente.

 

Desejamos a você, Erbon Lover, bons negócios e conte conosco para cada vez mais otimizarmos e automatizarmos o seu negócio!

 

Uma planilha de Excel desenvolvida com 1.871 linhas de código com toda a paixão Erbon 🙂

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